Préparer efficacement un événement virtuel

On passe en moyenne 6h54 par jour devant un écran ! C'est pour cela qu'un événement se doit d’être parfaitement préparé pour offrir aux spectateurs la meilleure expérience. Assurez un live fluide dont l’image reste parfaite, synchronisez vos interactions aux contenus, contrez tout problème… En bref, faites de votre événement une expérience accomplie !

IWI vous partage ses conseils pour une préparation efficace qui assurera un événement virtuel de qualité.

👨‍🔧 Préparez les interactions et la modération 

On ne cesse de le répéter : interactivité ! Rendre vivant votre Live est la clef de son succès. Mettez vous à la place du participant et visualisez des slides épurées, claires et adaptées à la taille du Player.
Pensez au placement des caméras pour faciliter le non-verbal. Quant à la modération, prévoyez-là en avance. Ne vous retrouvez pas sans contenu : la préparation de questions en Back-up pourra sauver votre session questions-réponses.
 

👩‍💻 Préparez les intervenants à distance 

Un intervenant bien préparé est un live fluide. Prévoyez une répétition avec un filage complet. Impossible d’y échapper, c’est la condition pour éviter les couacs le Jour J. N’oubliez pas : l’outil est au service du contenu. Si les intervenants prévoient des interactions à chaud, optez pour une solution très basse latence pour ne pas casser le rythme ! 
Ps : n’oubliez pas le maquillage ! Tout le monde veut briller mais il vaut mieux le faire à travers son propos 😊

📧 Module de mailing 

Après avoir peaufiné votre contenu, prévenez vos participants. Sans Save The Date, la fréquentation de votre Live sera faible. Ciblez votre audience et véhiculez la bonne information grâce à une campagne claire et à votre image. N’ayez pas peur d’écrire en police 30 les informations primordiales : le sujet, la date et l’heure.
Personne ne doit rater votre Live, pensez aux mails de rappel. Afin de garder d’actualité le lien établi pendant toute la durée de votre événement, préparez des mails post-event pour récolter du feedback.
Vous souhaitez faire une campagne de mailing percutante ? C'est ici !

🌐 Testez la connexion 

Cela peut paraître fastidieux mais c’est fondamental ! Durant toute la durée de l’événement, vous devez transmettre une image de qualité pour améliorer l’attention des participants. La source de votre stream doit bénéficier d'une bande passante suffisante en adéquation avec votre nombre de spectateurs et la qualité vidéo souhaitée. Privilégiez toujours une connexion filaire et n'hésitez pas à déprécier la qualité de sortie de l'encodage (en passant, par exemple, de 1080p à 720p) si votre débit à la source est moyen.

👥 Communiquez avec pédagogie 

Soyez pédagogue dans les interactions avec vos collaborateurs et vos intervenants. Communiquez avec votre DSI. Si vos prestataires comprennent vos besoins, vos participants intègreront naturellement votre message.